Microsoft Office Home and Business 2016, eficiencia en todo momento

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Foto cortesía de: www.pixabay.com

Como prácticamente todo el mundo hoy día, mis contactos iniciales con los paquetes de Office fueron en mi niñez, y sigo empleándolos casi a diario desde entonces. Ya en esos comienzos me maravillaba de aquello que se podía hacer con Word y Excel.

Word era más que un procesador de palabras moderno: Con él podía realizar informes con gran variedad de fuentes y tamaños de letras, así como adjuntar imágenes con la calidad de pixeles que se disponía para el momento.

Esto me permitió realizar informes de investigación bastante atractivos a pesar de mi poca experiencia manejando este tipo de paquetes.

Otro gran aliado para mis exposiciones en clase lo fue Power Point, con sus presentaciones por medio de diapositivas, es decir una especie de Reel modernizado que lo podías ver en la pantalla de mi pc como en un proyector para exponerla a la audiencia del salón de clase.

Me siento afortunado de haber crecido en una época donde ya se disponía de estas herramientas que posteriormente emplearía a lo largo de mi vida.

Luego en la universidad fui ampliando mis destrezas en el uso de paquetes de Office, y gracias a mi carrera, aprendí a usar las hojas de cálculo de Excel con total pericia.

Me sorprendí de lo práctico que era automatizar los cálculos al realizar las operaciones básicas de matemática: sumar, restar, multiplicar y dividir. Luego aprendí a llevar estadísticas y generar gráficos que evidentemente me estaba perfilando para posteriormente emplearlos en mi vida profesional.

Lo interesante de los paquetes Office es que interactúan fácilmente entre sus productos. Por ejemplo, para importar o exportar información entre Word y Excel entre Word y Power Point se logra sin problemas de compatibilidad en los datos.

Los paquetes de Office entre siempre están a la vanguardia de las tecnologías y esto lo digo porque fueron mejorando sus servicios con los nuevos lanzamientos. Ahora un documento de Word se puede editar con facilidad para cambiarlo a formato para la WEB.

Imagen de: entramar.mvl.edu.ar

¿Qué hace tan especial Office 2016 Home and Business?

Como ya lo sostuve previamente, tengo bastante tiempo usando los paquetes de Office para gestionar básicamente todas las tareas sensibles de los proyectos de la empresa. Cuando lanzaron al mercado la versión Office 2016 Home and Business ya me esperaba algo de mayor calidad, y en efecto, no fui defraudado. Esta versión supera las previas del paquete con las que he interactuado.

Para el momento del lanzamiento ya se hablaba de los beneficios de trabajar con documentos en la Nube, y Microsoft se adelantó como siempre a formar parte de esta campaña. Esta nueva suite de Office 2016 se presenta con una robustez digna de aplausos. Vino para hacer trabajos en la Nube y lista para hacer integraciones con aplicaciones móviles.

Esta nueva versión de Office trae todo un arsenal de características que recomiendo desde mi experiencia, como usuario final que conoce y ha seguido la evolución de los paquetes desde sus inicios.

Colaboración en línea

La colaboración en línea fue lanzada en versiones anteriores y ha sido bien recibida por los usuarios para compartir la información de documentos. Con la versión  2016 la colaboración no sólo se hace en línea, sino en tiempo real vía online.

Los documentos en Word o las hojas de cálculo en Excel que compartes en grupo los puedes ver al momento en que otros los estén modificando. Y esto se logra desde cualquier PC o dispositivo inalámbrico con la App de Office instalada.

Compartir cuadernos de OneNote

Como son pocas las personas que conocen como usar OneNote, este es el programa que menos recepción ha tenido en el entorno laboral. Sin embargo, en la versión Office 2016 se puede compartir un bloc de notas de OneNote con tantas personas como se desee, lo cual crea un cuaderno colaborativo interesante que beneficia y promueve la integración de equipos.

OneNote tiene grandes utilidades no sólo compartir textos sino también imágenes, hojas de Excel, correos electrónicos y otra cantidad de documentos similares, lo cual es sumamente útil para grupos de trabajo que necesitan compartir un mismo flujo dinámico de información.

Imagen de: Freepik.es

Integraciones inteligentes

Para esas organizaciones como la mía que necesitan intercambiar correo a diario con documentos adjuntos. Pero si ese documento ya fue uno en el que se estuvo trabajando recientemente se puede compartir desde Outlook. Office 2016 en otras palabras mantiene un historial de documentos trabajados recientemente

Orden en el Correo

A pesar de que se han modernizado mucho los filtros para correos electrónicos, son muchos que entran que nos hacen perder tiempo para calificarlos. Ahora con la versión 2016 de Office agrega una nueva herramienta llamada Clutter.

Puede señalar correos electrónicos de poca importancia y otros correos similares serán desviado a esa carpeta Clutter. Con esta nueva funcionalidad ahora tienes cuatro categorías destacables para tu Bandeja de Entrada: Importante, Desorden, Basura y Eliminar.

Nuevos tipos de gráficos para Excel

Los gráficos en Excel para mostrar tendencias o resultados son aspectos que robustecen este programa.

Con Office 2016 se incorpora una nueva colección de gráficos nuevos a las listas de plantillas, entre ellas la función de Cascada, la cual es un gran cuadro para hacer seguimiento en el mercado de valores. Hay otros gráficos adicionales: Treemap, Pareto, Histograma, Box and Whisker y Sunburst.

Historial de versiones

El trabajo diario genera grandes volúmenes y versiones de documentos propios y en colaboración en línea. Esto entorpece las tareas porque los archivos se van modificando de forma dinámica con nuevas versiones.

La suite de Office 2016 permite que nuestras ideas iniciales se mantengan en el historial, fácilmente ubicables en el menú archivo del programa. Para más información, mira este video del canal de Yotube de Microsoft Insider y entérate de mucho más:

Lo que me hace preferirla por encima de otras soluciones

Cuando inicie mi aventura con el uso de Microsoft Office siempre había oído de alternativas como el proyecto Open Office con una suite de paquetes totalmente gratuitos y de software libre.

Actualmente, Open Office es patrocinado por Apache Open Office. La idea era crear programas alternativos a los productos de Microsoft Office. Fue así como se crearon los siguientes programas:

  • Writer: Versión Open Office de Procesador de Palabras.
  • Calc: Una hoja de cálculo que también genera gráficos
  • Impress: Herramienta para crear presentaciones multimedia
  • Draw: Solución para hacer desde diagramas simples hasta ilustraciones en 3D dinámicas
  • Base: Para la manipulación de bases de datos.
  • Math: Crea ecuaciones matemáticas y escribir fórmulas directamente en un editor de ecuaciones

Luego aparecieron otros proyectos derivados como la StartOffice, patrocinada por Sun Microsystem para su sistema operativo. Asimismo, también llegó para el 2010 otro derivado llamado LIbreOffice creada por Document Foundation.

Finalmente ocurrió que Oracle suspendió el proyecto OpenOffice en el 2011, e hizo que todos estos productos de código abierto pasaran a la fundación Apache Software Foundation. Esta suite de paquetes está diseñada para trabajar bajo ambientes Windows, Linux, OS X y otros más.

Todas estas versiones y ediciones prometían ser compatibles con los paquetes de Microsoft Office. Me aventuré a probar algunos programas como el Writer para ver cómo funcionaba y vi que se podían abrir los archivos de Word, pero se perdían muchos detalles de edición de Windows.

Esto definitivamente me puso a dudar porque la gran mayoría de mis clientes, por no decir que todos, emplean Microsoft Office y qué desagradable y poco rentable para los negocios es tener que lidiar con herramientas que no son completamente compatibles con los documentos de trabajo.

Sin embargo, es mi opinión muy personal no critico a quienes quieran emplear estas soluciones de software libre si le hayan conseguido algún provecho. Los productos de Office 2016 vienen con todas las herramientas que necesito para trabajar con los documentos digitales que llegan a diario a mi oficina.

Al tomar en cuenta que llevo bastante tiempo usando esta suite se me hace difícil pensar en alternativas que, en lugar de sumar soluciones, pueda ser un elemento dilatorio para la gestión de mi trabajo.

Imagen de: lelong.com.my

Por qué elegir Office 2016 Home and Business:

La tendencia de Microsoft es hacer nuestro trabajo más productivo, es por ello que con la versión de Office 2016 tenemos a nuestra disposición todos los paquetes orientados a prestar un servicio de calidad que nos permitirá tener nuestras tareas al día y en orden.

  • Word: Es un procesador de texto muy confiable que con los nuevos elementos que se les han agregado sirve para trabajar con elementos en línea. Además cuenta con plantillas y formatos predefinidos para que nuestros documentos tengan el mejor acabado. Los archivos se pueden guardar en otros formatos como el .rtf, .doc y el .docx.
  • Excel: Más que una herramienta de cálculo, se emplea para organizar los datos vitales de una empresa con los cuales se pueden mostrar tendencias a través de gráficos. Los datos almacenados en Excel son compatibles con las bases de datos porque se pueden exportar en formato .csv por ejemplo para llenar tablas. Es por ello que Excel se ha convertido en un perfecto aliado para aplicar Business Intelligence.
  • Power Point: Es flexible y personalizable. Si quieres dar información concreta a tu audiencia con los diferentes recursos que dispone Power Point puedes lograrlo. Puedes usar plantillas prediseñadas o modificarla para usar otras formas personalizadas que mejor se adapten a tus necesidades. La efectividad de las presentaciones es enorme. La mayoría de los conferencistas emplean Power Point por el impacto visual que pueden generar para mantener enfocada la audiencia.
  • Outlook: Como gestor de correos, te permite ordenar tus mensajes en carpetas. Puedes destacar usando los colores, dependiendo de la prioridad. También puedes redirigir correos y enviarlos tanto internamente como externo. Además, es un gestor de correo que puede organizar de las numerosas labores que puede realizar con este programa. Si trabajas en una organización que utilice Windows Server, el servidor reconocerá tus credenciales en Active Directory al ingresar a tu correo Outlook, y te otorgará todas las funcionalidades completas sin necesidad de pagar dinero extra.

Dada su gran flexibilidad, robustez, versatilidad y capacidad de reinventarse, Office 2016 Home and Business es sin duda mi primera y única opción en paquetes de gestión de programas de oficina. Por esta razón lo recomiendo ampliamente y por encima de cualquier otra opción similar.